Agenda vs minutes
L'ordre du jour et le compte rendu sont deux des ingrédients les plus importants d'une réunion. Il y a beaucoup de choses dans l'esprit de la personne qui organise la réunion, comme l'horaire, le moment, le lieu, les invités, le plan de la réunion, etc. Il devient donc nécessaire d'être conscient des différences entre l'ordre du jour et le procès-verbal.
Ordre du jour
L'ordre du jour est un mot utilisé pour décrire le calendrier ou le programme d'une réunion. C'est une liste de choses à faire ou à discuter pendant la réunion. Toute réunion formelle qui est organisée nécessite de faire son ordre du jour. Il y a une séquence dans laquelle les points sont abordés et discutés pendant la réunion et l'ordre du jour de la réunion mentionne clairement cette séquence. Cet ordre du jour est diffusé auprès des invités bien avant leur arrivée sur les lieux au moment de la réunion afin de leur permettre de se familiariser avec les sujets qui seront abordés lors de la réunion. Un autre objectif de l'ordre du jour est de s'assurer que les participants se préparent en conséquence et ne sont pas pris au dépourvu.
Minutes
Le procès-verbal est un terme utilisé pour désigner un compte rendu officiel des délibérations lors d'une réunion formelle. Ces procès-verbaux servent d'enregistrements de ce qui s'est passé lors d'une réunion et aussi de rappeler aux gens après un certain temps s'ils oublient. Ces procès-verbaux sont également utiles pour tous ceux qui ne peuvent pas assister à la réunion car ils apprennent à connaître tout ce qui s'est passé pendant la réunion. Le procès-verbal contient le nom du lieu, la date et l'heure de la réunion et la liste de tous ceux qui ont assisté à la réunion. Ces procès-verbaux contiennent également le nom de la personne qui les prend.
Quelle est la différence entre l'ordre du jour et les procès-verbaux?
• L'ordre du jour est le programme d'une réunion et indique la séquence des événements pendant la réunion pour permettre aux invités de se préparer à l'avance.
• Le procès-verbal fait référence au compte rendu officiel des délibérations d'une réunion formelle. Les procès-verbaux sont importants pour rappeler ce qui s'est passé lors d'une réunion à une date ultérieure si les gens oublient.
