Différence clé - Secrétaire vs réceptionniste
Secrétaire et réceptionniste sont deux postes importants dans toute organisation entre lesquels certaines différences peuvent être soulignées. Ces deux postes ont des rôles, des fonctions et des devoirs différents, contrairement à l'idée fausse répandue selon laquelle il s'agit d'un seul et même travail. Alors qu'un secrétaire est plus un assistant personnel ou un assistant administratif, un réceptionniste est la première personne que l'on rencontre lorsqu'il entre dans une organisation. Voyons la différence entre les fonctions de secrétaire et de réceptionniste.
Qui est secrétaire?
Selon l'Oxford English Dictionary, un secrétaire est un fonctionnaire administratif d'une organisation qui est employé pour taper des lettres, tenir des registres, etc. Les fonctions d'un secrétaire varient selon la taille d'une organisation. Alors que dans une petite entreprise, elle peut avoir à exercer la double fonction de réceptionniste et de secrétaire, dans les grandes organisations, elle est la personne qui organise le planning de son patron, reçoit et répond à tous les courriers, commande des fournitures, planifie des rendez-vous avec son patron, tape des lettres importantes et ainsi de suite.
Une secrétaire doit avoir un diplôme d'études secondaires ou équivalent et doit avoir des compétences en dactylographie rapide. De nombreuses entreprises préfèrent embaucher des personnes ayant un certificat supplémentaire de compétences de niveau secrétaire. Passons maintenant à une compréhension des rôles d'un réceptionniste pour avoir une idée claire de la différence entre les deux.
Qui est réceptionniste?
Un réceptionniste est normalement requis pour accueillir les personnes à la réception et les diriger vers différents services en fonction de leurs besoins. Elle est également la personne qui doit s'occuper des appels entrants et répondre aux requêtes et également écouter les plaintes. Les personnes désireuses de rencontrer une personne importante de l'organisation doivent la rencontrer pour connaître la date et l'heure de la réunion.
Lorsque vous appelez une entreprise, la voix que vous entendez normalement est celle de la réceptionniste. Un réceptionniste doit s'occuper de tous les visiteurs et doit avoir une personnalité agréable, une attitude aidante et une voix douce pour les impressionner. Elle doit avoir une étiquette téléphonique afin de répondre à toutes les questions professionnelles avec la plus grande efficacité et de transformer les requêtes occasionnelles en véritables clients.
Il est donc clair qu'il existe des différences majeures dans les rôles, responsabilités et fonctions d'une secrétaire et d'une réceptionniste.
Quelle est la différence entre secrétaire et réceptionniste?
Définitions de secrétaire et réceptionniste:
Secrétaire: un fonctionnaire administratif d'une organisation qui est employé pour taper des lettres, tenir des registres, etc.
Réceptionniste: Personne qui accueille et s'occupe des visiteurs d'un bureau.
Caractéristiques du secrétaire et de la réceptionniste:
Fonctions:
Secrétaire: Une secrétaire organise l'emploi du temps de son patron, reçoit et répond à tous les courriers, commande des fournitures, planifie les rendez-vous avec son patron, tape les lettres importantes, etc.
Réceptionniste: Une réceptionniste accueille les gens à la réception et les dirige vers différents services en fonction de leurs besoins. Elle doit également s'occuper des appels entrants et répondre aux requêtes et également écouter les plaintes.
Exigences:
Secrétaire: Un certificat de compétences en secrétariat est nécessaire.
Réceptionniste: Une compétence spécifique n'est pas requise; cependant l'individu doit avoir une personnalité agréable, une attitude aidante et une voix douce. Elle doit également être efficace dans son travail.
Courtoisie d'image:
1. 32B Secrétaire-trésorier [domaine public], via Wikimedia Commons
2. «Réceptionnistes» par Evan Bench de Paris, France - Réception. [CC BY 2.0] via Wikimedia Commons
